Közös meghajtó a felhőben: mappastruktúra és jogosultságok
Hogyan érdemes egy kis iroda közös felhőtárhelyét felépíteni, hogy egy év múlva is megtalálható legyen minden, és tudni lehessen, ki mihez fér hozzá.
Megjelent:
A felhős tárhely gyorsan megtelik. Az első hetekben mindenki a saját „Saját meghajtó” mappájába dolgozik, onnan oszt meg linkeket, és egy év múlva senki sem tudja, melyik a végleges szerződés, és kinek a tárhelyén van.
Közös meghajtó, nem megosztott mappa
A Microsoft 365-ben a SharePoint-webhely vagy Teams-csatorna fájljai, a Google Workspace-ben a közös meghajtók (shared drives) a cég tulajdonában vannak, nem egy felhasználóéban. Ha valaki távozik, a fájlok maradnak. Ez az egyetlen igazán fontos döntés: a munkafájlok közös meghajtóra kerüljenek.
Kevés mappa az első szinten
Az első szint legyen rövid és állandó, és tükrözze a cég működését, ne az embereket. Egy könyvelőirodánál ez lehet az ügyfelek listája, egy építészirodánál a projektek. Ami ennél mélyebb, azt a csapatra lehet bízni. Egy rövid elnevezési szabály (év-hónap-nap a fájlnév elején, „végleges” helyett verziószám) sokat segít.
Jogosultság csoportoknak
Ha a jogosultságot embereknek adja, előbb-utóbb követhetetlen lesz. Hozzon létre néhány csoportot (mindenki, vezetés, pénzügy), a mappákra ezeket vegye fel, és az új kolléga csak a csoporttagságot kapja meg. Kilépéskor elég kivenni a csoportokból.
Külső megosztás
A „bárki, akinek megvan a link” típusú megosztás kényelmes, de a link továbbítható, és évekig él. Állítson be alapértelmezett lejáratot, és ha a szolgáltató tudja, csak megnevezett külső címekkel engedje a megosztást.