Digitális nomádok: így dolgozik az iroda bárhonnan
Mi kell ahhoz informatikailag, hogy egy kis cég munkatársai a kávézóból, otthonról vagy egy másik országból is ugyanúgy dolgozhassanak, mint az irodában.
Megjelent:
Digitális nomádnak azt nevezzük, aki a munkáját helyhez kötöttség nélkül, az interneten keresztül végzi: egy szabadúszó fejlesztő Lisszabonból, egy fordító a Balatonról, vagy egyszerűen az a munkatárs, aki hetente két napot otthonról dolgozik. A kifejezés az utazásról szól, a lényege mégis az informatika: mit kell ahhoz átalakítani, hogy a munka ne egy irodai asztalhoz tartozzon?
A helyfüggetlenség feltétele: semmi ne legyen csak az irodában
Egy hagyományos kis irodában a dokumentumok a sarokban álló fájlszerveren vannak, a levelezés az egyes gépeken, a számlázóprogram egyetlen gépre van telepítve. Ilyen környezetben az otthoni munka azt jelenti, hogy valaki pendrive-on hazaviszi a fájlokat, és reméli, hogy hétfőn nem írja felül a kolléga változatát.
Ahhoz, hogy bárhonnan lehessen dolgozni, az adatoknak olyan helyen kell lenniük, amely az interneten keresztül biztonságosan elérhető.
Felhős irodai csomag
A legegyszerűbb lépés egy felhős irodai csomag: az Office 365 és a G Suite is ad levelezést, naptárat, közös tárhelyet és online dokumentumszerkesztést, felhasználónként havidíjért. A fájlok szinkronizálódnak a gépekre, így internet nélkül is dolgozni lehet rajtuk, és a változások a következő kapcsolódáskor feltöltődnek. A Dropbox hasonló, ha csak a fájlmegosztásra van szükség.
Ami nem költözhet a felhőbe
Néhány program, például egy régi könyvelő- vagy raktárprogram, csak helyben fut. Ilyenkor a megoldás a VPN: a munkatárs gépe titkosított csatornán keresztül úgy csatlakozik az irodai hálózathoz, mintha ott ülne. A távoli asztal portját soha ne nyissa ki közvetlenül az internetre.
Biztonság útközben
A kávézó Wi-Fi-je nyilvános hálózat. A felhős szolgáltatások titkosított (https) kapcsolatot használnak, de a VPN és a mobilinternet (4G-megosztás a telefonról) még biztonságosabb. A laptop elveszhet: legyen jelszóval védve, a lemeze titkosítva, és a fiókokon kétlépcsős azonosítás, hogy a jelszó egymagában ne legyen elég.
Az adatvédelem sem maradhat otthon
Május óta az uniós adatvédelmi rendelet (GDPR) minden cégre vonatkozik. Aki ügyféladatokat kezel bárhonnan, annak tudnia kell, melyik szolgáltatónál vannak ezek az adatok, ki fér hozzájuk, és mi történik, ha egy laptop elveszik. Egy egyszerű lista erről már jó kiindulás.
Nem mindenkinek való
A helyfüggetlen munka fegyelmet kíván, és nem minden munkakörben működik. De ha egyszer az iroda informatikája úgy van felépítve, hogy bárhonnan elérhető, az nemcsak a nomádoknak, hanem a betegszabadságon lévő kollégának, a hóban elakadt vezetőnek és a jövőbeli költözésnek is jól jön.